Telah Lewati Masa Retensi, Kementerian Sosial Musnahkan 9.384 Arsip

Sejak berdiri, untuk pertama kalinya Kementerian Sosial menyelenggarakan pemusnahan arsip yang memenuhi ketentuan tata pemusnahan arsip. Tahun 2019 ini, dimusnahkan sebanyak 9.384 arsip atau dalam 655 boks

Secara lebih terperinci, arsip yang dimusnahkan terdiri dari 5.390 arsip atau 99 boks dari Direktorat Pengelolaan Sumber Dana Bantuan Sosial (PSDBS). Kemudian arsip unit dari Direktorat Jenderal Rehabilitasi Sosial sebanyak 3.994 berkas arsip atau 556 boks.

“Tujuan dari pemusnahan arsip adalah untuk mengurangi jumlah volume arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna. Selain itu juga untuk efisiensi sehingga memudahkan pencarian arsip yang di butuhkan serta memberikan tempat bagi arsip yang baru,” kata Sekretaris Jenderal Kementerian Sosial Hartono Laras, saat menghadiri pemusnahan arsip secara simbolis di Kantor Kementerian Sosial, Jakarta, Rabu (16/01/2019).

Hadir dalam pertemuan ini perwakilan dari Arsip Nasional RI (ANRI) yakni Kepala Sub-Direktorat Akuisisi, Deputi Konservasi Arsip ANRI Tato Pujianto. Hadir pula sejumlah pejabat di lingkungan Kementerian Sosial RI baik pejabat Eselon I, II, III, IV dan pejabat fungsional, serta para undangan.

Pemusnahan arsip dilakukan dengan dasar Undang - Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan. Pada pasal 51 ayat 1 UU No. 43/2009, dinyatakan bahwa pemusnahan arsip dilakukan terhadap arsip yang: a) tidak memiliki nilai guna; b) telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA; c) tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan d) tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.

“Menurut ketentuan itu pula, pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud merupakan tanggung jawab pimpinan pencipta arsip yang bersangkutan,” kata Hartono.

“Saya menyambut baik diselenggarakannya pemusnahan arsip secara simbolis ini karena kegiatan ini sangat penting sebagai media pembelajaran untuk mengelola arsip,” katanya.

Selain itu, kegiatan ini juga dapat menyadarkan kita tentang betapa pentingnya arsip sebagai bahan pertanggung jawaban nasional dalam perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pengambilan keputusan tersebut bagi kegiatan pemerintah.

“Akhirnya saya berharap semoga acara pemusnahan arsip secara simbolis ini dapat lebih meningkatkan hubungan kelembagaan khususnya dalam meningkatkan kinerja bidang penyelenggaraan kearsipan,” kata Hartono.

Dipastikan Clear Secara Hukum

Kepala Biro Umum Kementerian Sosial RI Adi Wahyono menyatakan, pemusnahan arsip ini adalah arsip pada periode 1992-2013.

“Sebelum itu, mungkin sudah ada pemusnahan arsip, namun mungkin belum menganut tata pemusnahan sesuai ketentuan undang-undang,” katanya.

Adi menyatakan, arsip yang dimusnahkan dipastkan sudah tidak ada lagi menyangkut sengketa hukum.

“Karena sebelum dimusnahkan sudah melalui tahap verifikasi, baik dari sisi hukum, usia kearsipan, nilai guna dan sebagainya,” kata Adi.

Namun demikian, Adi memastikan Kementerian Sosial memiliki Salinan dari arsip tersebut dalam bentuk digital. Itu sebabnya, bila di kemudian hari terdapat masalah, dipastikan masih ada salinan arsip dimaksud dalam bentuk digital.

“Jadi total sebanyak 9.384 arsip atau dalam 655 boks. Atau kalau dijejer bisa sekitar 120 meter, melebih panjang lapangan bola," ujarnya.

Menurut Adi, pemusnahan arsip, dilakukan terhadap arsip yang telah memiliki kriteria sebagai berikut:
• Tidak memiliki nilai guna
• Telah habis masa retensi dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip
• Tidak ada peraturan perundang - undangan yang melarang.
• Tidak berkaitan dengan penyeleaian proses suatu perkara

Adapun Prosedur Pemusnahan arsip adalah sebagai berikut:
a. Pembentukan panitia penilai arsip
b. Penyeleksian arsip
c. Pembuatan daftar arsip usul musnah oleh arsparis
d. Penilaian oleh Panitia penilai arsip
e. Permintaan persetujuan dari pimpinan pencipta arsip
f. Penetapan arsip yang akan dimusnahkan
g. Pembuatan Berita Acara Pemusnahan
h. Pelaksanaan Pemusnahan

Adi berharap, acara pemusnahan arsip ini dapat dijadikan momentum bersejarah bagi Kementerian Sosial karena baru pertama kalinya Kementerian Sosial melakukan pemusnahan arsip.

“Saya juga mengajak saudara – saudara agar lebih memahami pentingnya arsip. Hak ini untuk mewujudkan penyelenggaraan negara yang baik dan bersih untuk terus meningkatkan kerja sama di bidang kearsipan kepada ANRI,” katanya. (*)