Polisi Kekurangan Alat Digitalisasi Arsip BPKB Seantero Jabodetabek

Laporan Wartawan Wartakota, Theo Yonathan Simon Laturiuw

TRIBUNNEWS.COM, JAKARTA - Ruang arsip penyimpanan Buku Pemilikan Kendaraan Bermotor (BPKB) di Polda Metro Jaya sudah terlalu penuh. Sejak 23 Januari 1968, di ruangan ini tersimpan arsip fisik BPKB baik mobil dan motor seantero Jabodetabek.

Kini arsip-arsip itu mulai diubah ke bentuk arsip elektornik. Tapi polisi tak bisa memindahkan semua arsip fisik menjadi arsip elektronik.

Setiap hari sekira empat ribu arsip BPKB mobil dan motor yang masuk. Dari jumlah itu, hanya 700 BPKB yang bisa diubah ke dalam bentuk arsip elektronik. Penyebabnya Polda Metri Jaya kekurangan alat scanning dan komputer.

Hanya ada dua alat scanning, satu komputer pengolah hasil foto, dan satu komputer untuk memverifikasi. Serta sebuah ruang sempit untuk mengalihkan setiap arsip BPKB jadi arsip elektronik untuk kemudian disimpan di server.

Setiap hari ada empat petugas yang bekerja. Salah satunya Didi Setiawan (24). Ia baru saja merotasi arsip BPKB hasil scan di komputer, Selasa (3/3/2015) siang. Dia menyimpan ulang dokumen itu, lalu menumpuknya dalam satu folder dengan beberapa dokumen lain. Seperti fotocopy pemilik BPKB, dan lainnya.

Selanjutnya, Chandra (28) membuka dokumen tadi. Lelaki bertubuh kecil dengan kepala plontos ini memverifikasi arsip eletronik dengan dokumen aslinya. Memastikan tak ada hasil scan yang rusak. Setelah itu Chandra menyimpannya, lalu mengirimnya ke server.

Setiap hari, Chandra, Didi dan dua rekan lain yang bertugas menscanning baru mampu mengubah tujuh ratus arsip jadi dokumen elektronik. Padahal, dalam sehari ada empat ribu arsip BPKB baru. Mereka mulai bekerja pukul 08.00 WIB. Istirahat satu jam untuk makan siang, lalu kembali ke kursinya masing-masing pukul 13.00 WIB dan lanjut bekerja sampai pukul 16.00 WIB.

Didi dan Chandra sejak 2013 mulai bekerja di bagian arsip elektronik seksi BPKB Direktorat Lalu Lintas Polda Metro Jaya. Ini bagian baru di seksi BPKB. Dan memang baru ada tahun 2013. Tadinya Didi dan Chandra bekerja jadi juru arsip di ruangan arsip.

Tapi setelah rencana mengubah setiap arsip BPKB jadi arsip elektronik mulai, mereka dilatih, dan mendapat tugas baru. Saat semuanya mulai, Didi sudah enam tahun jadi pencari arsip. Sedangkan Chandra lima tahun. Kini mereka keluar dari basement ruang arsip yang pengap. Dan mulai bekerja dengan udara lebih segar.

Baca: Arsip BPKB mobil dan motor di Jakarta, Banten, Depok, dan Bekasi sudah tersimpan rapi di ruangan ini sejak 1968.

Pamin Arsip dan Dokumentasi BPKB Direktorat Lalu Lintas Polda Metro Jaya, Inspektur Polisi Satu Sidik, mengakui keterbatasan SDM untuk ditempatkan di bagian arsip elektronik.

Bahkan, kata Sidik, arsip yang diubah dalam bentuk elektronik hanya arsip yang lahir mulai Maret 2013. Sampai kini, jumlah arsip fisik yang telah dimasukkan ke dalam sistem elektronik sudah 217.891 arsip. Sedangkan tumpukan arsip yang jumlahnya jutaan di ruang arsip, belum diubah ke data elektronik.

Sidik menghitung, apabila jumlah arsip BPKB baru sebanyak empat ribu dokumen setiap harinya, maka semestinya ada 22 unit alat scanning dan 22 komputer untuk mengolah dan memverifikasi arsip BPKB jadi dokumen eletronik. Makanya jumlah alat yang ada sekarang amat kurang.

"Kalau ada alat sebanyak itu, bisa seluruh BPKB baru yang jumlahnya 4.000 dokumen per hari, selesai diubah dalam bentuk eletronik di hari itu juga," kata Sidik kepada Wartakota, Selasa (3/3/2015) siang.

Penggunaan arsip elektronik ini juga lebih mudah. Sekarang, apabila ada kebutuhan arsip BPKB, maka mesti melakukan pesan pencarian arsip fisik ke petugas di ruang arsip. Baca: Potret 'Kuncen' Juru Arsip BPKB Seantero Jabodetabek.

Namun, dengan arsip elektronik, begitu ada kebutuhan, maka petugas tinggal mencarinya di server. Lalu mencetak dokumen tersebut. Sehingga kemungkinan dokumen terselip sulit terjadi. Sementara potensi sebuah arsip terselip terjadi untuk arsip fisik.

"Memang sudah seharusnya dibuat elektronik begitu. Sebab kalau tidak begitu, kebutuhan ruang arsip pasti makin luas," ucap Sidik.

Sekarang, Ada dua lantai penyimpanan arsip fisik. Salah satu lantainya berupa basement. Luas tiap lantai nyaris seluas lapangan sepakbola. Seluruhnya padat dengan rak yang disusun memanjang dari ujung ke ujung ruangan. Tinggi tiap rak tiga meter dan hampir menyentuh plafon. Apabila seluruhnya sudah berubah menjadi arsip eletronik, nantinya cukup ruangan kecil untuk menyimpan arsip elektronik BPKB motor dan mobil, tak perlu sebesar lapangan sepak bola seperti sekarang.

Kepala Seksi BPKB Sub Direktorat Registrasi dan Identifikasi Ditlantas Polda Metro Jaya Polda Metro Jaya Komisaris Nyoman Yogi mengaku arsip elektronik BPKB masih dalam tahap persiapan.

"Sebab belum ada payung hukumnya," ucap Yogi kepada Wartakotalive.com. Makanya, sampai saat ini, arsip BPKB yang diubah ke elektronik, berkasnya masih juga disimpan di ruang penyimpanan arsip. Sebab saat ada kebutuhan, tetap arsip fisik yang dicari.

Saat ini, langkah-langkah untuk elektronisasi arsip BPKB motor dan mobil sedang dipersiapkan. Nantinya, begitu ada payung hukum soal arsip BPKB eletronik, maka semuanya bisa langsung dimulai.